Réussir une conf call

Écrit par marwa on 09 Mars 2010.

CONF CALL

Si une réunion en présentiel est déjà un tour de force, au téléphone, les choses se corsent. Limiter le sujet de la discussion, s'assurer de la disponibilité des participants et capter leur attention...

Voici des conseils pour réussir une réunion téléphonique.

Quand y recourir:

-Dans quels cas organiser une réunion téléphonique ?

Si certains collaborateurs travaillent à l'autre bout du monde ou que vos commerciaux sont dispersés sur le territoire pour être au plus près des clients, la distance n'est pas forcément une raison pour organiser une réunion téléphonique. Celle-ci est avant tout motivée par le sujet qui l'anime.

-Définir un sujet précis et s'y tenir absolument

Le sujet de la réunion ne doit rien laisser au hasard. Il aura été réfléchi bien en amont du rendez-vous. L'animateur de la rencontre pourra pour cela soumettre l'ordre du jour aux futurs participants pour qu'ils interviennent, nourrissent la question traitée lors de la réunion et l'approuvent. Pour que la réunion téléphonique soit une réussite, son thème doit intéresser chaque participant.

Soigner l'organisation

-S'assurer de la disponibilité des participants...

Tout d'abord, il peut être utile d'inviter des personnes de niveaux hiérarchiques similaires. Ainsi, on évitera éventuellement la réserve naturelle que pourrait avoir un subordonné pour parler librement.

Ensuite, il est primordial de s'assurer que chacune des personnes conviées puisse assister facilement à la réunion notamment en tenant compte des décalages horaires possibles pour fixer l'heure de la réunion. C'est pourquoi il faut également être très strict sur les horaires.

Le rôle de l'animateur

-Donner la parole à chaque participant

"Il faut veiller à ce que le nombre de personnes ne dépasse pas dix réparties autour de quatre points téléphoniques", conseille Bernard le Clech. En effet l'animateur à pour rôle de donner la parole à chacun des participants ou tout du moins à chaque groupe. Il a une fonction de régulation, notamment si un échange se prolonge trop longuement entre deux personnes ou si les propos s'éloignent du sujet de la discussion.

-Faire une synthèse écrite

L'animateur doit synthétiser oralement, voire reformuler les points de vue de chacun pour recentrer la discussion. Ce travail de synthèse est la base du compte-rendu qui peut être réalisé en temps réel. Il est constitué d'un relevé des décisions systématiquement validées avec les participants à la réunion.

-S'assurer du respect des règles

Enfin, l'animateur doit montrer l'exemple et souligner en direct les écarts, par exemple, de ceux qui pourraient être en retard. S'il s'agit d'un écart important, on préférera en discuter directement avec la personne après la réunion.

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