Gestion de la communication du projet

Écrit par marwa on 03 Septembre 2010.

Le management de la communication du projet consiste à déterminer qui a besoin de quelle information, quand et sous quelle forme la lui remettre.

Plan de communication de projet

Alors que tous les projets ont pour impératif commun de mettre en place une communication projet efficace, les besoins en information et les méthodes de diffusion varient considérablement.

La planification des communications doit être incluse dans la planification globale du projet. Il faut déterminer la fréquence nécessaire des réunions.

Pour obtenir une communication projet efficace, il faut évaluer

Les relations de responsabilités entre parties prenantes et organisation en charge du projet
Les disciplines, services et spécialités impliquées dans le projet
L’implantation géographique et la mobilité géographique des acteurs du projet
Les besoins en information externe (par exemple la communication avec les medias)

Dans le cadre des projets impliquant de nombreux acteurs et services, il est recommandé d'établir un Plan de communication en début de projet pour faciliter la communication pendant le projet.

Le Plan de communication, appelé aussi parfois "Plan de management de la communication" est un document qui présente :

les méthodes utilisées pour collecter et conserver différents types d’informations. Les procédures doivent également préciser les modalités de collecte et de diffusion des mises à jour et des corrections apportées à des documents précédemment diffusés.
Les destinataires de l’information en fonction de la nature des informations (rapports d’avancement, données, calendrier, documentation technique...) , les méthodes utilisées pour diffuser les divers types d’information et les diffuseurs de ces informations.
Une description de l’information à diffuser : le format, le contenu, le degré de détail, les conventions et définitions à utiliser.
Les calendriers d’émission qui précisent à quel moment chaque type d’information est émis
Les méthodes pour accéder à l’information entre deux communications prévues
Une méthode de mise à jour et de redéfinition du plan de communication au cours du projet

Le plan de communication peut être formalisé ou informel, peu ou très détaillé, suivant la nature du projet.

Technologies et supports de communication d'un projet:

L’obtention d’une communication efficace pendant le projet passe par le choix des outils et des supports adaptés au projet.

Pour ce faire, plusieurs points doivent être soulevés:

L’urgence du besoin d’information : le succès du projet dépend-il d’une information mise à jour régulièrement et disponible à tout moment, ou est-ce que des rapports écrits réguliers suffisent ?
La technologie disponible : les technologies déjà en place suffisent-elles pour communiquer ou faut-il mettre en place de nouveaux moyens de communication (Intranet, installations de logiciels de télé-conférence...)
Le niveau de qualification des parties prenantes du projet : Les systèmes de communication proposés sont-ils compatibles avec l’expérience ou le niveau de compétence des participants. Si tel n’est pas le cas, des formations aux outils de communication sont à prévoir.
La durée du projet : Dans le cas de projets longs, il faut se demander si la technologie actuelle n’est pas susceptible d’évoluer et ne nécessite pas de mise à jour au cours du projet.

Plusieurs types de communication peuvent être utilisés :

réunions informelles entre deux parties prenantes du projet,
réunions officielles entre responsables d’un projet.

Informations pertinentes du projet:

La détermination des informations pertinentes du projet à communiquer passe par l’analyse des besoins en communication des acteurs du projet.

Les informations à communiquer dépendent de la nature des interlocuteurs :

Direction générale
Instances de pilotage (chefs de mission, chefs de projet)
Acteurs du projet de type « fonctionnel » (Maîtrise d'Ouvrage ou encore MOA)
Acteurs du projet de type « technique » (Maîtrise d'oeuvre ou encore MOE)

La Direction s’intéresse à l’avancement global du projet, aux grandes lignes de celui-ci, aux risques majeurs, aux obstacles potentiels intervenant éventuellement au cours du projet.

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