Les temps forts pour un management de projet

Un management de projet ne dépend pas seulement de l'organisation de ressources limitées, la gestion de délais serrés, le contrôle des changements au cours du projet et l'optimisation des performances de l'équipe mais il existe des temps forts pour mettre un management efficace.

Alors sur un plan chronologique, le déroulement d'un projet réussi est marqué par 5 temps forts.

Temps 1: définir un référentiel de valeurs consensuel

Avant de commencer, avez-vous pris le temps de vous poser la seule question essentielle : "Un nouveau projet ? Pourquoi faire ?"

En substance, définir le but à atteindre

Le projet n'a pas pour ultime objectif de mettre en place une nouvelle technologie, d'implanter de nouvelles pratiques ou de changer les méthodes de travail.
L'objectif ultime du projet ne peut être la mise en place d'un nouveau progiciel de gestion ERP ou d'une solution de gestion de la relation client CRM (Customer Relationship Management). Bien trop souvent, c'est ainsi qu'il est annoncé, c'est ainsi qu'il est vécu. Cela ne peut pourtant être la finalité.

La notion de valeur

Il ne faut pas perdre de vue que tout projet, quel qu'il soit, n'a qu'une finalité : celle d'accroître la valeur créée. Pour atteindre cette finalité que l'on peut qualifier d'ultime, il faudra bien sûr satisfaire des objectifs techniques, quantitatifs et qualitatifs. Mais au final, c'est bien à cet aune qu'il sera jugé. Il sera préférable d'établir la métrique de la performance du projet en référence à ce critère absolu. La notion de valeur créée peut bien sûr être entendue et déclinée financièrement, mais aussi en terme de services rendus. Mais, c'est bien en terme de création de valeur qu'il s'agit d'envisager le projet dès ses prémisses et tout au long de son déroulement.

Les parties prenantes

Au sens du client, le retour sur investissement n'est perceptible qu'en ces termes, et pas seulement pour le client final.
Toutes les personnes concernées directement ou indirectement, les parties prenantes dirons-nous, évalueront le projet selon une échelle de valeurs propres qui n'est pas nécessairement financière. Chacun met en place intuitivement une échelle de valeurs propre. Cette échelle de valeurs dépend du rôle et de la fonction, mais aussi des ambitions et de la sensibilité.

Temps 2: définir le budget et le planning

En substance, préciser le parcours et affecter les ressources

Plutôt que de perdre votre temps à établir des plans trop précis, soignez la mise en place de la "cellule de pilotage".

Si lors du premier temps fort on a bien défini le but, la finalité, il est temps maintenant de préciser le parcours et d'affecter les ressources le plus efficacement possible.
C'est une opération essentielle. Etablir le plan et lister soigneusement les ressources nécessaires est un préalable fondamental à tout projet. C'est ainsi que l'on peut estimer budgets et délais tout en précisant les termes de faisabilité. Cela dit, il est bon lors de cette étape de ne pas trop chercher à descendre dans le détail. La phase de planification n'a pas pour finalité de définir le parcours dans ses moindres finesses. C'est pourtant un travers particulièrement courant.

Temps 3: Dynamiser les échanges et la communication (Team building).

Temps 4: Le tableau de bord du chef de projet

Définissez vos facteurs de réussite et choisissez vos indicateurs clés afin de passer du constat au pilotage.

Bâtir un tableau de bord spécifique

Les outils d'anticipation.
Piloter un projet, ce n'est pas uniquement mesurer les écarts au prévu. Il est sûr qu'il est important de mesurer l'avancement réel par rapport aux prévisions. Tout comme de suivre la consommation des ressources et des budgets, là encore en regard des prévisions. Mais ce n'est pas suffisant pour bien piloter le projet. Le suivi n'est qu'un constat qui ne permet pas d'anticiper les dérives. De toutes façons, lorsque l'écart est nettement perceptible, il est déjà trop tard.

Temps 5: assurer une conduite du changement réaliste

Intégrer le projet selon 3 dimensions : technologie, organisation et culture

Pour réussir votre projet, prenez soin de l'intégrer autant au sein de l'entreprise, en termes de processus, qu'auprès de ses utilisateurs, en termes d'usage et de pratique.

En substance, faciliter l'intégration.

Pour remplir son contrat de création de valeurs, il ne suffit pas de se contenter de respecter une conformité juridique au cahier des charges.
Un projet est réussi lorsque le client perçoit la faisabilité du Retour sur Investissement prévu. Bref, lorsque l'accroissement de valeurs est au rendez-vous. Pour cela, il faut prendre soin d'intégrer le projet autant sein de l'entreprise, en termes de processus, qu'auprès de ses utilisateurs, en termes d'usage et de pratique. L'accompagnement du changement n'est pas un vain mot.