Gestion du temps: les étapes à suivre

Écrit par marwa on 28 Février 2011.

La gestion du temps consiste à savoir prévoir, planifier, et empêcher lse voleurs du temps qui sont partou dans les entreprises. Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui ont réussi à s'en sortir. Pourtant, bien gérer son temps, c'est refuser d'entrer dans ce cercle vicieux. La gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être lent.

Eviter les parasites du temps :

Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites.

Le collaborateur qui vous apporte un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires.
Préciser un temps limite pour la réalisation d’une tâche .
Les téléphones fixes ou portables doivent être gérés selon votre disponibilité et le correspondant orienté vers la boîte vocale en cas d'indisponibilité.
Bien gérer ses e-mails

Planifier son temps :

Les tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower :

- Ce qui est important et urgent,

- Urgent et non important,

- Non urgent et important,

- Non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée.

Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations.

Etre un "Stratège du Temps"

N'allez pas croire que le temps est uniforme. Le temps se décompose en "énergie dissipée" :

la charge physique,
la charge mentale,
le stress,
le risque relationnel,
la capitalisation des expériences,
l'efficience probable,
le plaisir.

Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers éléments et à maximiser la capitalisation, l'efficience et le plaisir. Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont plus efficaces le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.

Prendre du recul

Le manager opérationnel est un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. Il est souvent happé par des tâches, sans pouvoir prendre le recul nécessaire. Il doit se mettre en situation de lenteur interne, régulant sa respiration et le débit de sa voix. Cette lenteur interne contribue à bien gérer son temps et prendre la distance nécessaire à la prise de décision. Aménagez un "intervalle de temps" pour décompresser et vous préparer entre deux activités prenantes. Lors d'une prise de décision, agir à froid en prenant connaissance de tous les éléments et avis des collaborateurs puis, "dormir dessus" pour décider ensuite.

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